株式会社キバンインターナショナル（http://kiban.jp）では、海外の企業と提携して、様々なサービスを提要しています。eラーニングの教材作成ツールでは、中国、韓国の企業と。電子書籍では、台湾企業との提携をしています。どの取引先とも、契約や業務のやりとりは、英語を利用して行っています。
中国企業との提携を、中国からの留学生が担当した時期もあるのですが、やりとりをすべて中国語でやりとりした場合、日本人スタッフが、自動翻訳、機械翻訳によるニューアンスの良く分からない翻訳された日本語で理解するしかなく、下手をすると、肯定と否定の文脈を取り違えるようなことがでます。（これは日本での生活が長い留学生の書いた中国語を、機械翻訳して日本語にしたら、意味がハッキリしないことがあるという現象がありました。）
日々、英語を使う機会は増えていますが、英語力の問題以前に、海外の企業との取引で、きちんと伝えるべき事、最初に話すべき内容があるように思います。私たちが意識して話しをするようにしている内容についてメモレベルですが、紹介致します。
- 自分たちがゴールとしているもの、それに向かってどのようなスタッフの陣容で、どのように取り組んでいるかを、具体的に伝える。
- 自分たちが得意としている部分と、自分たちが苦手にしている部分について、伝える。
- 提携した場合、どのような方法での協業ができるのか具体的に述べる。
- 自分たちが行いたくないビジネスフィールド、自分たちが携わっても効果が薄いと思う内容については、明確に伝える。
- 具体的な数値、期間を、最初から明示する。（頻繁にミーティングできないことを想定して、余計な駆け引きや、情報の隠蔽は絶対しない。）
- 技術的な内容や日本での事情などの詳細で伝えづらい内容があれば、通訳をお願いすることがあっても、重要な内容については、絶対に通訳を通して伝えない。
- 過去に海外の企業との提携で上手くいった例、失敗した例について情報を提供する。
インターネット経由、Skypeのミーティングだけで、日本語版の開発がすぐにできるわけではなく、高品質を狙うのであれば、現地に私たちスタッフの受け入れを必須であることを伝える。 - 次回のミーティング、次回のステップについて明示して、次の約束を作る。
- 提携は、独占的なもので進めるのか、非独占的な契約であるのかを、初回のミーティング時に確認する。
- 初期費用（契約費用）、ライセンスフィー（両社の取り分）については、初回のミーティングからきちんと希望を伝えること。
- どのようなリスクがあるかについて、分かる範囲で明示すること。
- 先方にミーティングに行くことも想定し、どのような経路、空路で、どの程度の時間と費用がかかるのかを確認しておく。飛行場から、凄く不便なところに会社があることも多い。
- 交渉担当者だけではなく、実際の窓口担当者になる人がどのような人かを確認しておく。商談時には、CEOが同席することが多いが、その後、担当社に変わったとたん権限がなく、商談のスピードが落ちることが多い。担当社の名前、権限、対応可能な言語についても、確認しておく。
- 担当者として、先方のCEOと初回ミーティングが持てた場合は、自分たちが滞在している期間、または、先方が日本に滞在している間に、2回目のミーティングを持ち、可能な限り、商談を進めること。
- NDAについては、通常、日本で利用しているものと同等の内容で英語版のものを用意しておくこと。先方のNDA（Non Disclosure Agreement）でも良いが自社のNDAを先方にサインしてもらうことが良い。
- ミーティング内容は、英文で箇条書きで良いので、覚書MOU（Memorandum of Understanding）を作成し、メールで送付。内容の確認を求める。MOU作成が大変であれば、プレゼンテーションしたPPTに、英文でメモを追記すること、日本語で作成した箇条書きを、英語に堪能な人に、英語訳を作ってもらこと。時間をおかず、すぐに対応することが、初回のお互いの信頼を深める上で大切。
- 先方のプレゼンテーションを許可がもらえれば、ビデオ撮影をさせてもらう。ビデオの手持ちがなければ、録音機能がある電話機であれば録音をしておき、後で確認できるようにする。プレゼンテーションは、後で、社内での情報共有のときに、役に立つだけではなく、ヒアリングミスで、聞き逃した重要な事項の確認にも役立ちます。
